PHP　　エクセル１０倍活用術　　　　　　　　　　　　　　操作編

　・外部データベースを利用して、ピボットテーブルで分析する

　

操作の概要

　65,535件以上のデータ（頭１行は項目名の為）を分析したい場合、Ｅｘｃｅｌ のシート上にデータを展開は出来ません。しかし、例えばAccess などの他のデータベース上にある何十万件のデータ
でも、Ｅｘｃｅｌ のピボットテーブルで分析は出来ます。
　ここでは、Access データを利用して分析する操作方法を説明をします。
　

操作の流れ

白紙のＥｘｃｅｌシートから始めます

  1. 白紙のＥｘｃｅｌシートの任意のセル１つをクリックします。
    任意ですが、そのクリックしたセルからピボットテーブルが表示されますので、一般的にはＡ１のセルが良いでしょう。

ピボットテーブルを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【ピボットテーブルとピボットグラフ レポート】をクリックします。

ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザード-1/3での指定

  1. ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザード-1/3が表示されました。

  2. ここでは、 Ｅｘｃｅｌ シートではなく、「外部データソース」を利用するので、【外部データソース】をクリックします。

  3. ここでは【次へ】とクリックします。

ピボットテーブル/ピボットグラフ ウィザード-2/3での指定

  1. ここで、外部データの保存先を指定します。
    そこで、【データの取り出し】をクリックします。

データソースを選択します

  1. どのような外部データベースを利用するのかを選択します。
    ここでは、「MS Access Database 」を利用しますので、それをクリックします。

  2. 【ＯＫ】をクリックします。

今から分析に利用するAccess データを指定します

  1. 具体的にどのフォルダの、どのAccess データベースを利用するのか、そのファイル名を指定します。
    ここでは、下図のように「売上データ.mdb」を選択しました。

  2. 【ＯＫ】をクリックします。

今選択したデータベースの中の、どのファイルの、どの列を利用するかを指定します

  1. 「売上データ.mdb」の中には、ここでは１つのファイルしかありませんでした。
    「３ヶ年売上表」をクリックします。

    「使用可能なテーブルと列」の欄に、もし複数のテーブル（表）がある場合には、複数表示されます。
    その中から、今回利用するテーブル（表）をクリックで選択します。
    　

  2. ここでは、全ての列を利用する事としますので、そのまま右矢印をクリックします。

    • その選択した「３ヶ年売上表」の中の必要な「列」を１つ１つ選択も出来ます。
      その場合には「３ヶ年売上表」の前の　　をクリックして、列を表示させて、必要な列を１つづつ、クリックで選択し、１つつづつ右矢印で「クエリの列」へ入れて行きます。

全ての列が選択されました

  1. 全ての列が「クエリの列」の欄に表示されましたので、【次へ】をクリックします。

抽出条件の設定

  1. ここでデータの抽出条件を必要に応じて設定出来ます。
    ここでは、設定せずに【次へ】で進みます。

並べ替えの指定

  1. ここでデータの並べ替えを必要に応じて設定出来ます。
    ピボットテーブルで出来るので、設定せずに【次へ】で進みます。

クエリウィザードの完了

  1. 今、「Microsoft Office Excel にデータを返す」が選択されていますので、このまま【完了】をクリックします。

データの取り出しの完了

  1. ピボットテーブル ウィザード2/3にもどりますが、「データフィールドが取り出されました」と表示されています。
    そこで【完了】をクリックします。

ピボットテーブルが表示されました

  • 白紙のＥｘｃｅｌシートに下図のようにピボットテーブルが表示されました。
    　
  • 後は、通常のピボットテーブル操作で、任意な分析が出来ます。
    Ｅｘｃｅｌ 上にはデータはありませんが、ここではAccess のデータとリンクして、Ｅｘｃｅｌ のシート上にあるがごとくに操作出来ます。

　

  • 今まで説明したように、外部の別のデータベースのデータをこの方法で簡単に利用出来ます。
    　

  • このデータベースを取り込んだＥｘｃｅｌ ブックは名前をつけて保存が出来ます。
    このＥｘｃｅｌ ブックを呼び出せば、何時でも元のデータベースとリンクして利用出来ます。
    　

  • 元のデータベースにデータが追加されている場合には、ピボットテーブルの操作をする前に「データの更新」を行えば、常に最新のデータからデータ分析が出来ます。

    その方法はピボットテーブルツールバーの【データの更新】をクリックするだけです。

  • 最後に１つ注意点があります。
    操作５の【データの取り出し】をクリックした時に、警告メッセージが出る事があります。

    それには、『Microsoft Excel はMicrosoft クエリを起動できません。この機能は現在インストールされていません。インストールしますか？』
    と尋ねられます。【はい】をクリックします。

    →そして、Microsoft Office のソフトをドライブ入れて、【ＯＫ】すれば、必要機能を自動的にインストールしてくれます。 　
    　

  • これは、Ｅｘｃｅｌの通常のインストールでは、この機能がインストールされていない為です。１度このインストール作業をすれば、以降は何時でも、ここで説明した操作通りに
    操作が行えます。

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  • データ分析の考え方や、ピボットテーブルやピボットテーブルの考え方や操作は、筆書の本にて詳細に説明しています。

    『Ｅｘｃｅｌでマスターする　ビジネスデータ分析　実践の極意』（アスキー・メディアワークス社）
    上記より amazon.co.jp の本の購入へリンクしています。
    またこのWebと同じ、suminaka.com の「書籍・ツールのご紹介」からでも、リングで進めます。

    ここでは全ては語れませんので、是非上記の本を参照して頂ければ思います。
    この本は2003年に初版が発刊されて、現在１３刷まで増刷されています。

    2003年刊なので、図はＥｘｃｅｌ2002バードョンですが、Ｅｘｃｅｌ2003との違いは、ほんの少しピボットテーブルウィザートの中の絵が違う程度で、操作としては全く同じなので、お役に立てると思います。