PHP  エクセル10倍活用術              操作編

 ・オートフィルタを利用して抽出する

 


操作の概要

 ここでは、 オートフィルタを利用した、条件指定による抽出方法を説明します。
 下記の8つの抽出方法より、代表的な例で操作方法を説明します。

 それぞれの操作説明では全て新規にそれぞれの抽出条件を設定するものとして説明します。

   @ある列の中の、ある項目のみを抽出する(業種がレストランのみを抽出)
   Aある列の中の、最大値または最小値を抽出する(売上額のトップ15店を抽出)
   Bある列の特定の文字列を含む行のみを抽出する(商品群より麺の文字があるものを抽出)
   C空白セル、または空白以外のセルのみを抽出する(空白のセルを抽出)
   D指定した数値よりも大きい、または小さい数値を抽出する(売上額が50万以上100万以下を抽出)
   E指定した数値に等しい、または等しくない数値を抽出する
                                (業種名が2つの指定した値と等しいものを抽出)
   F文字列の先頭、または末尾の文字で抽出する(店名の頭に「イツミ」がつく店を抽出)
   G上位または下位の数値をパーセントで抽出する売上金額の上位5%の店を抽出)
 



 オートフィルタを利用した抽出には 大きく言って上記のように8つの抽出方法があります。

 1度に1つの列に対してのみ抽出指示を行いますが、その後さらに別の列に抽出指示は行 えます。

 

操作の流れ@−業種がレストランのみを抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

C列の業種名より「レストラン」のみを抽出してみます

  1. C列の業種名の横に表示された  をクリックします。

  2. 表示された業種名一覧より「レストラン」をクリックします。

業種がレストランのみが抽出されました

  1. 下図のように、業種がレストランのみの抽出表となりました。

 ここで注意して見て頂きたい点が3点あります。

1.今抽出条件を設定した「業種名」の  が、下向き矢印が青色   
   に変わっている点です。
  これはこの列に条件設定してある印です。

2.また行番号が青色に変わって表示されています。
  これも抽出された行である印です。

3.左下のステータスバーに、ここでは「332レコード中29個みつか
  りました」と、全体の行数と今の抽出結果数が表示されます。
 

 

 


 

操作の流れA− 売上額(金額)のトップ15店を抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

金額の列でトップテンの指定をします

  1. H列の金額の横の  をクリックします。

  2. (トップテン)をクリックします。

トップテンオートフィルタで、上位15と指定します

  1. 表示は今の「上位」のままで良いです。(「下位」も選択指定出来ます)

  2. 規定値で「10」と表示されているのを「15」に変更します。

  3. 【OK】をクリックします。

売上金額ベスト15が抽出されました

  1. 売上金額のベスト15店が抽出表示されました。

    その上でH列で降順に並べ替えると、さらに売上ベスト15の情報が良く分かります。


 

 

操作の流れB− 商品群より「麺」の文字があるものを抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

商品群名の列で、どこかに「麺」の文字のあるものを抽出します−1

  1. E列の商品群名の横の  をクリックします。

  2. (オプション)をクリックします。

オートフィルタ オプションで「麺」を「含む」と指定します

  1. 「麺」と入力します。

  2. 「を含む」を選択します。

  3. 【OK】をクリックします。

商品群名に麺の文字を含むものが抽出されました

  1. 商品群名に麺の文字が含まれるもの59件見つかりました。


 



操作の流れC−空白のセルを抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

地区名の列で、どこかに空白のセルがあるかを、確認の為に抽出してみます

  1. B列の地区名の横の  をクリックします。

  2. (空白セル)をクリックします。

地区名が空白の行が2件見つかりました

  • ここでは、地区名が空白の行が2件見つかりました。
     

      ・データの中に空白セルが無い場合には、(空白セル)は表示されません。

     ・逆に言えば、 本来空白があってはいけない項目の場合、(空白セル)が表示されている場合
      には、入力ミスなどが考えられますので、この方法で抽出して、正しくデータ入力するなどが
      必要でしょう。


 




操作の流れD−売上額が50万以上100万以下を抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

金額が50万以上100万以下を抽出します

  1. H列の金額の横の  をクリックします。

  2. (オプション)をクリックします。

  3. オートフィルタオプションのダイアログにて、上段の金額の欄に「500000」と入力し、「以上」を選択します。

  4. 下段の金額の欄に「1000000」と入力し、「以下」を選択します。
    中段の「AND」と「OR」の欄は、「なおかつ」の意味の「AND」のままで良いです。
     

     抽出条件の「AND」と「OR」について下図を利用して説明します。

    • 「AND」は、『なおかつ』の意味です。
      上図では「青色でなおかつ赤色の部分=重なっている紫色の部分」の意味です。
    • 「OR」は、『または』の意味です。
      上図では、青色又は、紫色又は、赤色の部分の意味です。


  5. 【OK】をクリックします。

金額が50万以上で100万以下のデータが4件抽出されました

  1. 金額が50万以上でおなかつ100万以下データが、4件抽出されました。


 



 

 
操作の流れE−業種名が2つの指定した値と等しいものを抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

業種名が2つの指定した値(レストランと食料品店)と等しいものを抽出します

  1. C列の業種名の横の  をクリックします。

  2. (オプション)をクリックします。

  3. オートフィルタオプションのダイアログにて、
    上段の業種名から「レストラン」を選択し、「と等しい」を選択します。

  4. 中段の「AND」と「OR」の欄は、「または」の意味の「OR」を選択します

  5. 下段の業種名から「食料品店」を選択し、「と等しい」を選択します。

  6. 【OK】をクリックします。

レストラン又は食料品店のデータが153件抽出されました

  1. レストラン又は食料品店が、153件抽出されました。


 





 

操作の流れF−店名の頭に「イツミ」がつく店を抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

店名の頭に「イツミ」がつく店を抽出します

  1. A列の得意先名の横の  をクリックします。

  2. (オプション)をクリックします。

  3. オートフィルタオプションのダイアログにて、上段の得意先名の左の欄に「イツミ」と入力し ます。
    右欄で「で始まる」を選択します

  4. ここでは、中段及び下段は利用しません。

  5. 【OK】をクリックします。

店名の頭に「イツミ」がつく店が179件抽出されました

  1. 店名の頭に「イツミ」がつくチェーン店が179店抽出されました。


 



 

操作の流れG−売上金額の上位5%の店を抽出

オートフィルタを指定します

  1. メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

  2. 1行目の項目名にデータを抽出する矢印  が表示されます。

売上金額が上位5%の店を抽出します

  1. H列の「金額」の横の  をクリックします。

  2. (トップテン)をクリックします。

  3. トップテンオートフィルタのダイアログにて、「上位」はそのままで良いです。

  4. 次の中央の欄に数字の「5」を入力します(もちろん矢印で5を表示させる事も出来ます)。

  5. 右の欄で、項目を「パーセント」に変更します

  6. 【OK】をクリックします。

売上金額が上位5%の店が16件抽出されました

  1. 売上金額が上位5%の、16件抽出されました。

  2. 金額を降順に並べ替えると、さらに良い情報となります。

 オートフィルタの設定の解除は、操作1と同様に再度
 メニューバーの【データ】→【フィルタ】→【オートフィルタ】とクリックします。

 すると各項目名に設定された、オートフィルターの  は解除されます。